Viele Menschen arbeiten jetzt im Homeoffice, einige davon durch die Krise bedingt zum ersten Mal. Wenn plötzlich das ganze Team oder ein großer Teil davon, inklusive des Chefs, nicht mehr am Arbeitsplatz präsent ist, stehen Führungskräfte vor neuen Herausforderungen. Aus dem Auge aus dem Sinn? Im Gegenteil!
In diesen Zeiten müssen Sie mehr führen denn je! Je weniger Präsenz, umso mehr Kommunikation!
Vertrauen ist das A und O – und zwar beiderseitig. Die Angst, die Kontrolle zu verlieren ist ein Stück weit menschlich. Doch die gilt es zu überwinden und mit klaren Vereinbarungen und Strukturen dafür zu sorgen, dass sich alle aufeinander verlassen können.
Technik
Zunächst ist es wichtig die technischen Voraussetzungen zu schaffen. Nicht alle Unternehmen sind in der aktuellen Situation auf dieses Ausmaß an Arbeiten von Zuhause aus vorbereitet. Deshalb prüfen Sie: Hat jeder Mitarbeiter Zugang zu der relevanten Software? Welche Programme und Tools sollen genutzt werden für welche Art von Information (Video, Email, Chat usw.)? Funktioniert die EDV? Wer hat vielleicht noch Startschwierigkeiten, weil die Situation Homeoffice für ihn neu ist? Klären Sie das zu Beginn und bieten Sie Unterstützung an, damit niemand abgehängt wird.
Klare Aufgaben
Sind die Aufgaben klar verteilt? Wie sind die Schnittstellen geregelt? Weiß jeder, was er zu tun hat, bis wann? Welche Ziele sollen erreicht werden? Starten Sie jeden Tag mit einer kurzen Besprechung mit allen per Video- oder Telefoncall. Was steht heute an? Welche aktuellen Infos sind zu berücksichtigen? Was hat heute Priorität? Verteilen Sie Arbeitspakete und vereinbaren Sie Termine für Rückläufe.
Feedback
Häufiger als sonst gilt es jetzt Feedback zu geben und einzuholen. An einem Arbeitstag in Präsenz gibt es häufig viele ungeplante Dinge, Zusatzinfos, Fragen, die sich ergeben, die mit der Führungskraft geklärt werden. Das entfällt in der virtuellen Zusammenarbeit. Holen Sie daher mindestens einmal während des Tages Feedback ein: Wie läuft es, welche Fragen sind zu klären? Und geben Sie den Mitarbeitern unmittelbares Feedback auf abgelieferte Ergebnisse.
Teamregeln
Im Team hat jeder unterschiedliche Erwartungen an die Kommunikation. Deshalb muss hier besonders viel geregelt werden, um Missverständnissen und Konflikten vorzubeugen. Wollen Sie nur ortsunabhängig oder auch zeitunabhängig arbeiten? Gibt es feste Kernarbeitszeiten, zu denen alle am heimischen Arbeitsplatz anwesend sein müssen? Wer muss wann wie erreichbar sein? Wie lang soll die Reaktionszeit auf interne Emails maximal sein? Wie haben Informationen zu laufen? Wie ist der Feierabend geregelt?
Um die Schnittstellenkommunikation zu gewährleisten und den Teamzusammenhalt zu fördern, führen Sie einmal pro Woche ein gemeinsames Team-Meeting per Videokonferenz durch. Wichtig: legen Sie dafür einen regelmäßigen Tag und eine fixe Zeit fest. Dabei soll es neben den Arbeitsthemen auch um soziale Aspekt gehen: Wie geht es jedem einzelnen gerade? An welchen Themen arbeitet er aktuell? Wo gibt es Fragen, Schwierigkeiten, Engpässe? Wer hat welche Kapazitäten frei? Wer braucht wobei Unterstützung?
Eins-zu-Eins-Kommunikation
Dafür braucht es nicht zwangsläufig Präsenz. Auch auf die Distanz gilt es als Führungskraft wachsam zu sein, genau hinzuhören, wo mögliche Konflikte oder Probleme sich anbahnen, wo Ängste und Unsicherheiten entstehen. Suchen Sie frühzeitig das Einzelgespräch, per Telefon oder Video-Call.
Socializing
Und schließlich soll auch das nicht zu kurz kommen, was viele im Homeoffice oft vermissen: Mal zwischendurch mit den Kollegen sprechen, auch mal ein privates Wort wechseln. Hierfür kann man dem Team z.B. einen fixen Zeit-Slot von 30 Min. am Tag einräumen, in dem sich, wer will im virtuellen Sozialraum per Videoschalte zum informellen Austausch oder Kaffeetrinken mit den anderen treffen kann.
